Ya tenemos un tablero digital. ¿Hacemos Kanban?

-El fenómeno Trello-

Hace ya algunos años de la aparición del fenómeno Trello, el famoso tablero digital. Desde entonces hemos podido ver cómo su uso ha ido en aumento en todo tipo de proyectos y organizaciones. En desarrollo de software no ha sido menos, donde seguidamente lo hemos relacionado con los conocidos tableros Kanban.

El éxito del tablero ha sido tal, que Microsoft lanzaba hace unos meses su propia versión, mientras Atlassian acabaría adquiriéndolo recientemente con una oferta de 9 cifras. Por otro lado, herramientas específicas para la gestión de proyectos software como Jira o Team Services incluyen también sus propios tableros.

Si eres de los que ya conocen las ventajas que ofrecen este tipo de tableros para la gestión de tareas, ¿por qué quedarte ahí? Quizás te interese conocer un poco más sobre el método Kanban y sus ventajas.

 

-Ah, ¿pero hay más?-

Sí. Hay más. Kanban no es solo un tablero. Kanban es a la vez un tablero, las tarjetas, y también es un método para la gestión del trabajo formulado por David J. Anderson. Para entender mejor los distintos conceptos os recomiendo este artículo de Jerónimo Palacios: ¿Qué es Kanban? Tarjetas, tableros y sistemas.

Cuando hablamos del método Kanban, hablamos de procesos visuales, de Lean Manufacturing, de la producción “justo a tiempo”… Ideas desarrolladas por Toyota para la gestión del trabajo en sus fábricas y que dieron origen a este método. Ideas que llevadas al campo del desarrollo de software, algunas veces, se resumen erróneamente en esto:

Kanban Board

Pizarra Kanban – Por Jeff Lasovski (CC)

Aunque es cierto que el tablero tiene un papel crucial en Kanban, que se pueda visualizar el trabajo, por si solo queda bastante lejos de los sistemas Kanban originales. No podemos hablar de Kanban sin hablar, por ejemplo, del WIP, la limitación del trabajo en curso. En palabras del propio David J. Anderson:

El método Kanban trata de hacer visible el trabajo intelectual que de otra forma es intangible, para asegurar que el servicio funciona con la cantidad adecuada de trabajo: trabajo que el cliente solicita y necesita, y que el servicio tiene la capacidad para entregar. Para ello utilizamos un sistema Kanban: un sistema de flujo de entrega que limita la cantidad de trabajo en curso mediante el uso de señales visuales.
David J. Anderson y Andy Carmichael (2016). Essential Kanban Condensed.

 

-Prácticas principales del método Kanban-

El método Kanban habla de empezar con los procesos que ya tenemos, mientras realizamos cambios incrementales y evolutivos al sistema. Siempre respetando los roles y responsabilidades existentes en el equipo.

Si partimos de que ya hacemos los elementos de trabajo visibles con nuestro tablero, podemos empezar con algunas de sus otras prácticas:

  • Limitar el trabajo en curso
    Esta práctica consiste en limitar el número de elementos que pueden coincidir en las columnas de trabajo en curso, establecer un WIP. Esto es básico para que podamos hablar de un sistema Kanban. El WIP convierte nuestro tablero en un sistema “pull“, donde las columnas de la derecha “tiran” de los elementos de la izquierda a medida que el trabajo avanza y se generan huecos. Esto ayuda a equilibrar la carga de trabajo, y que se priorice el cierre de las tareas sobre empezar tareas nuevas.
  • Clases de servicio
    Clasifica los elementos de trabajo según su criticidad o “coste de retraso” de forma visual. Lo que en los tableros físicos se suele hacer con post-its de distintos colores, en los tableros virtuales lo haremos con etiquetas o atributos de prioridad dentro de las tarjetas. Recuerda que se trata de que la información sea lo más visual posible.
  • Políticas explícitas
    Añade tarjetas que expliquen cómo funciona tu tablero. Esto hace que la forma de usar el tablero también sea visual. Indica cuándo os reunís para revisar el backlog, o quién puede añadir qué tipo de elementos y en qué columnas. Indica el WIP en el título de las columnas de trabajo y agrega una leyenda con el significado de las etiquetas/clases de servicio.

Puedes profundizar más en estas y otras prácticas del método descargándote la guía gratuita de LeanKanban: Essential Kanban Condensed.

 

-¡Bienvenidos al Kanban digital!-

Los tableros digitales tienen la desventaja de ser menos visuales que uno físico. Por otro lado, han ayudado mucho a acercar este método a los equipos distribuidos, lo hace compatible con el teletrabajo y sobre todo, facilitan la integración con otras herramientas y dejan registro de los cambios. Algunos equipos optan por combinar tableros físicos y digitales, o utilizan monitores para otorgarles mayor visibilidad.

Kanban es un método que combina muy bien con otras metodologías ágiles como Scrum. Como siempre, cada equipo y organización es libre, y se adaptará mejor a unas técnicas u otras.

Los tableros digitales han venido para quedarse. Si ya los usas, aprovecha estas técnicas para sacarles el máximo provecho, ¡y conviértelos en verdaderos tableros Kanban!

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Bruno Grillo

Ingeniero de Software. Geek desde que tengo memoria. Apasionado de la gestión de proyectos software y de la calidad. Analista, desarrollador y estudiante, siempre. Más sobre mí...

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